Ufficio Protocollo e Archivio - Comune di Ceriale (SV)

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Ufficio Protocollo e Archivio

 

Attività e competenze:

 

PROTOCOLLO

 

Il Protocollo è un registro sul quale vengono annotati quotidianamente i documenti e la corrispondenza ricevuti e spediti e costituisce la prova giuridicamente valida dell’esistenza di un documento e/o di una corrispondenza.

Le registrazioni sul protocollo sono numerate in ordine progressivo e cronologico.

In base alle leggi in materia e al Codice dell’Amministrazione digitale (CAD) approvato con DLgs 82/2005, con riferimento anche al MANUALE DI GESTIONE E CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI, il protocollo informatico gestisce il registro e i flussi documentali del Comune.


Dal 2013 è stato avviato anche il processo di acquisizione informatica dei documenti registrati al protocollo del Comune di Ceriale, ai sensi di quanto previsto dal CAD: tutta la documentazione cartacea in arrivo viene consegnata all’Ufficio Protocollo per la protocollazione, apposizione dell’etichetta con codice “barcode” e scansione del documento, e successivamente distribuita agli uffici di competenza per la trattazione.

Le pratiche con elaborati grafici o complessi devono essere presentate mediante idoneo supporto informatico esclusivamente nei seguenti formati:

  1. in formato PDF, meglio se PDF/A: istanze, fotocopia documento di riconoscimento, autocertificazioni e/o dichiarazioni sostitutive, atti notarili, relazioni tecniche, documentazioni fotografiche, perizie, attestati di pagamento, ecc.
  2. in formati DXF, PDF, PDF/A, TXT, RTF, XML, TIFF:  elaborati grafici.

In alternativa alla consegna cartacea allo sportello dell’ufficio Protocollo, è possibile inviare qualsiasi istanza, documentazione o altro alla casella di PEC (posta elettronica certificata) istituzionale comuneceriale@postecert.it .

Le istanze e la documentazione, che sono direttamente registrate dal protocollo e inviate in tempo reale alla scrivania virtuale dell’ufficio comunale competente, devono pervenire da una casella di posta elettronica certificata e devono essere prodotte in formati stabili, completi, leggibili, immodificabili in formato PDF/A o in quelli sopra elencati.


La legge n. 2/2009 di conversione del D.L. 185/2008, ha stabilito l’obbligatorietà di un indirizzo di posta elettronica certificata per imprese e professionisti e, quindi, le comunicazioni degli uffici comunali dirette a imprese o a professionisti si compiono tramite PEC.

Gli indirizzi PEC di imprese e professionisti sono reperibili sul sito www.inipec.gov.it

Anche le comunicazioni con altre Pubbliche Amministrazioni avvengono esclusivamente attraverso i mezzi informatici. 

La rubrica degli indirizzi di posta elettronica certificata delle pubbliche amministrazioni è consultabile sul sito www.indicepa.gov.it .

Gli utenti possono inviare comunicazioni al Comune (esclusivamente in via residuale) anche tramite fax al numero 0182-991461, ma il mezzo più sicuro e ecocompatibile è la posta elettronica certificata, che ha lo stesso valore legale di una raccomandata se perviene da un indirizzo P.E.C.

 

ARCHIVIO

 

L’archivio è la raccolta sistematica dei documenti e degli atti cartacei relativi all’attività del Comune, idealmente suddiviso in tre parti:

- ARCHIVIO CORRENTE, formato dalla documentazione relativa agli affari in corso

- ARCHIVIO DI DEPOSITO, costituito dalla documentazione riferita a pratiche già definite e chiuse

- ARCHIVIO STORICO, formato dalle pratiche definite che devono essere conservate in maniera permanente per la loro importanza storica e/o amministrativa.

La responsabile dell’archivio storico è la Dott.ssa Elisabetta SATURNO - Archivista, Fascia 3 - Elenco Nazionale Professionisti dei Beni Culturali (DM 244/2019) - Telefono: 0182 919.406

 

L’archiviazione dei documenti e atti informatici avviene invece attraverso la cosiddetta “conservazione sostitutiva dei documenti digitali”, affidata a un conservatore accreditato.

 

 

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