Competenze
L'URP è il punto di contatto con il Comune, nato per garantire la trasparenza dell'attività dell'Ente, per promuovere la partecipazione e per assicurare al cittadino il diritto ad essere informato, ascoltato e ad avere risposte certe.
La struttura dell'URP è fondamentalmente orgaizzata in due aree fra loro complementari.
Front office
Il front office è il luogo fisico dove l'utente entra in contatto con l'ufficio, ovvero dove si realizza concretamente l'esperienza di servizio. Qui si svolgono principalmente funzioni
- d'informazione sull’organizzazione dell’Ente e di altri Enti/Aziende esterne, sulle specifiche modalità di accesso ai servizi erogati,
- di orientamento del cittadino nonché di raccolta delle segnalazioni.
Le attività riguardano principalmente:
» erogazione di informazioni, dirette e telefoniche, sulle attività, la struttura e i servizi del Comune e di altri Enti o Aziende operanti nel territorio
» gestione di segnalazioni, reclami, proposte dei cittadini per favorire un continuo scambio tra il Comune e la cittadinanza e migliorare così la qualità dei servizi.
» offerta di informazioni sulla vita cittadina, in particolare sulle iniziative culturali, sportive e sociali
» garantire il diritto di accesso agli atti, alle informazioni e ai documenti del Comune. link alla pagina di Accesso agli atti
» distribuzione di modulistica e materiale informativo
» informazione ai cittadini in merito a bandi pubblici e concorsi
» ausilio ai cittadini nella predisposizione di istanze
» orientamento verso i diversi uffici comunali e verso gli altri uffici dela pubblica amministrazione
Back office
Il back office è l’area dell’URP non visibile all'utente, ma determinante per la funzionalità dell'ufficio, rappresenta tutto ciò che si muove "dietro" la linea di contatto diretto con i cittadini. È il luogo verso cui si indirizzano i flussi informativi provenienti dalle diverse fonti.
Le attività riguardano principalmente:
» raccolta ed elaborazione di informazioni
» analisi ed elaborazione del monitoraggio dell'utenza
» gestione delle richieste di informazioni che pervengono via e-mail, e gestione delle segnalazioni
Comunicazione Interna Bidirezionale
Il rapporto tra back office e front office è caratterizzato da una comunicazione interna bidirezionale che rende queste 2 aree operative dell'ufficio perfettamente complementari. Grazie alla circolarità di informazioni tra back e front office, i processi di accoglienza diventano il risultato del lavoro di tutta l'organizzazione.
Possiamo perciò definire l’URP un servizio polifunzionale e multi ente, visto che in esso sono integrate diverse attività di front office del Comune di Ceriale, a vocazione soprattutto generalista e/o contingente, a seconda delle priorità dell’Ente stesso.